Smart Watch, Smart Phone, Tablet – und doch hat das A4 Blatt noch längst nicht ausgedient!

Vor zwei Wochen sass ich im Zug nach Zürich. Wie immer hatte ich mit meinem Mobile ein elektronisches Ticket gelöst und bin ohne einen weiteren Gedanken eingestiegen. Kurze Zeit später die Kontrolle. Ich öffne die SBB App, es folgt das gewohnte Schütteln und dann die Anzeige: „Keine gültigen Tickets vorhanden!“ Sie kennen es, das peinlich beschämende Gefühl. App neu gestartet – Mobile neu gestartet – noch immer kein Ticket. Der erlösende Moment war nicht etwa das auftauchende Ticket, sondern menschliche Toleranz. Ich konnte – ohne einen konkreten Plan und mit Fluchtgedanken – den Kontrolleur dazu bringen zuerst den Rest des Wagens zu kontrollieren und dann zu mir zurück zu kehren.

Plötzlich ein Gedankenblitz: Das Mobile Ticket gibt’s doch auch als PDF. In meinen Spam E-Mails gab es tatsächlich eine E-Mail von der SBB mit dem Link auf das gute alte PDF Ticket. Mein Kopf entfärbte sich, mein Atem beruhigte sich und die Blicke der Leute im vollen Intercity wandten sich wieder ihrem eigenen Smartphone zu als das „bü-büüp“ die Gültigkeit meines Tickets bestätigte.

Diese Situation zeigt einmal mehr, dass das gute alte A4 Blatt noch lange nicht ausgedient hat. Auch wenn wir es immer häufiger nicht mehr ausdrucken, ist und bleibt das Dokument als verlässlicher Informationsträger ein wichtiger Bestandteil der digitalisierten Prozesse. Sei es als Ticket, als Lohnausweis, als Versicherungspolice, als Baugesuchdokument, als Angebot, als Vertrag oder als Krankenakte. Visualisierungen von Informationen im Web oder auf Smart Phone Apps sind immer dynamisch aufbereitet. Dokumente beinhalten einen klaren, eindeutigen und persistenten Informationsstand. Und nicht zuletzt können Dokumente auf einfache Weise betrachtet, signiert, geschützt, verteilt und archiviert werden.

Eine simple und gleichzeitig geniale Möglichkeit Dokumente dynamisch aus Unternehmensdaten zu generieren bietet dox42. Die anschaulichen Beispiele auf der Internetseite können mit der kostenlosen Testversion direkt ausprobiert werden. Nutzen sie diese Gelegenheit oder lassen Sie sich von den Video-Erklärungen inspirieren.

Als Beispiel nutze ich folgend einen Projektstand-Bericht. Obwohl wir alle Kennzahlen in unterschiedlichen Systemen mit den tollsten dynamischen Dashboards führen, macht es Sinn, den Stand für die Besprechung mit Entscheidern als Dokument aufzubereiten. Das Dokument ist in Bezug auf Verteilung, Beurteilung, Feedback und Ablage immer noch eines der einfachsten und effizientesten Instrumente. Aber es ist immer ein Marathon und ein enormer Aufwand zeitnah alle Daten der unterschiedlichen Systeme aufzubereiten. Damit kann ab morgen Schluss sein!

Ziele und Nutzen

  • Visuelle Darstellung des Projektstandes aller relevanten Projekte.
  • Zusammenführung der aktuellen Daten aus unterschiedlichen Systemen in ein Dokument.
  • Kommentare können als Vorbereitung direkt auf dem PDF Bericht erfolgen.
  • Anmerkungen können auf dem PDF Bericht während der Besprechung hinzuzugefügt werden.
  • Digitale Signierung des PDF Berichtes bei wichtigen Entscheiden.
  • Archivierung des laufenden Datenstandes.
  • Bei Bedarf können vertrauliche Dateninhalte mittels Rights Management Services geschützt werden.

Datenquellen

  • ERP: Projekte, Mitarbeitende, Projektteam und Rollen.
  • Visual Studio Team Systems: Work Item Management, Agile Project Management.
  • SharePoint: Projekt Controlling Informationen.

Ergebnis

Der Bericht ist als Microsoft Word aufbereitet. Obwohl auch in PowerPoint Dateien mit dox42 automatisiert erstellt werden können, bietet Word in der Gestaltung und Positionierung der Elemente wesentlich mehr Flexibilität. Aus diesem Grund bevorzuge ich für das Zielformat PDF das Microsoft Word als Vorlageneditor.

Das Ergebnis als PDF steht zum Download bereit. Bei Interesse können Sie mich gerne kontaktieren und ich kann das Beispiel als Offline-Sample aufbereiten oder wir können in einer Skype Session Ihre persönlichen Szenarien besprechen.

Projektstandbericht Juni 2017 (mit Anmerkungen)

Tipp: Optimierung der Datenarchitektur

Es ist immer sehr einfach und flexibel, die unterschiedlichen Datenquellen direkt in den Bericht einzubinden. dox42 bietet dazu unterschiedliche Konnektoren. Dabei bestehen jedoch 2 Herausforderungen:

  • Der Benutzer greift direkt auf Rohdaten unterschiedlicher Systeme zu. Meist bedeutet dies den Umgang mit unterschiedlichen Technologien und komplexen Datenstrukturen.
  • Der Datenzugang kann in vielen Systemen nicht ausreichend geschützt werden, da in diesen keine modernen Schnittstellen zur Verfügung stehen. Der Ersteller des Berichts hat somit möglicherweise Zugang zu schützenswerten Daten welche nicht verwendet werden dürfen.

Die Lösung für dieses Szenario ist eine Datenarchitektur, in der zwischen den Datenquellen und dem Bericht ein Report Service bereitgestellt wird. Dieser übernimmt zentral folgende Aufgaben:

  • Vereinfachung der Datenstrukturen.
  • Vereinheitlichung des technischen Zugriffs (Produkte, Technologien, Authentifizierung).
  • Sicherstellung der Datensicherheit (Filter, entfernen oder verfremden schützenswerter Daten).
  • Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit der Datenzugriffe (Audit Log).

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