Visuelles Design mit SharePoint

Anpassungen an das Corporate Design und damit verbunden die visuelle und emotionale Verbindung einer  Softwarelösung zu den Mitarbeitern des Unternehmens sind vor allem bei Intranets ein bedeutender, aber teilweise auch kostspieliger Faktor. Wie visuelle Designanpassungen in SharePoint Lösungen auch langfristig zum Erfolg werden, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Das folgende Beispiel eines SharePoint Intranets zeigt 3 mögliche Anpassungsstufen an das Corporate Design.

Custom Design des Intranet-Portals
Der Einstieg in das Intranet ist der prägende erste Eindruck und gleichzeitig die Stelle, an welcher der Nutzen für die Mitarbeitenden sofort sichtbar sein muss. Das Corporate Design und die wichtigsten Anwendungsfälle sollen daher sehr sorgfältig ausgewählt und umgesetzt werden. Bei diesen Anwendungsfällen handelt vorwiegend um die Konsumation und nicht um die Bearbeitung von Informationen. Der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt – mittels modernen Webtechnologien sind Designs und Funktionen einfach und rasch realisierbar.

Blog_Intranet_Einstieg

Dieses Beispiel zeigt eine mögliche Einstiegsseite mit einer dezenten, aber über das gesamte Intranet gleich bleibenden Kopfzeile (1). Die zentrale Funktion bildet die Suche (2) wobei die traditionelle strukturierte Navigation (3) noch vorhanden ist, aber sehr in den Hintergrund rückt. Nebst der Suche ist der Newsfeed als zentrales Informationsinstrument auf der Einstiegsseite enthalten.

Blog_Intranet_Suche

Auch die Such-Ergebnisseite ist stark an das Corporate Design und die konkreten Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst. So stehen häufig genutzte Kriterien (1) direkt zur Verfügung. Das Suchergebnis kann jederzeit mittels weiteren Selektionskriterien (2) wie Stichwörtern (3) oder anderen Metadaten (4) eingeschränkt werden, bis sich der Mitarbeitende an das gewünschte Ergebnis angenähert hat. Sind diese intern nicht verfügbar, kann der Mitarbeitende die gleichen Kriterien auch auf eine Internetsuche bei Bing, Google, MSDN oder anderen Suchanbietern direkt anwenden. Die Ergebnisse (6) enthalten alle Inhalte und Kontextinformationen, sodass der Mitarbeitende die Informationen einordnen, bewerten und nach seinem Bedarf nutzen kann.

Adopted Design für die Kollaboration
Sobald die Anwendungsfälle erweiterte Bearbeitungsfunktionen enthalten, wie das typischerweise in Arbeitsräumen für Gruppen und Projektteams der Fall ist, sollen die Produktfunktionen möglichst genutzt und das Design an die Vorgaben des eingesetzten Produktes angepasst werden. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung und Erweiterbarkeit der Produktfunktionen mit einem idealen Aufwand-Nutzen-Verhältnis. Hier umgesetzt mit der gleichbleibenden Kopfzeile und der Anpassung des Farbschemas an das Corporate Design.

Blog_Teamsite

Das Standard Produktdesign
Manche reagieren positiv erstaunt – andere grundlos abweisend auf das Standard-Design von SharePoint (hier Office 365 als Cloud-Version). Obwohl der visuelle Bezug nur noch mit dem Logo vorhanden ist hat das Standarddesign einen wesentlichen Vorteil: es ist allgemein bekannt und verständlich. Somit sind für neue Mitarbeiter und Partner keine Hürden vorhanden, die Produktivitätsplattform sofort und ohne explizite Einarbeitung zu nutzen.

Blog_Office365

Apps – eine Alternative für den effizienten Umgang mit spezialisierten Informationen
Eine Alternative, Applikationen und Intranets mit  speziellen Funktionen aufzuwerten, sind Apps. Sie sind kaum mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Mit ihnen lassen sich Informationen effizient und zielgerichtet bearbeiten. Es macht oft keinen Sinn, das Intranet oder auch anderweitige Softwarelösungen mit Spezialfunktionen zu überhäufen. Viel besser ist es, diese Anwendungsfälle als einfache App auf jenen Umgebungen und Endgeräten bereitzustellen, wo diese am effizientesten genutzt werden können. Seit SharePoint 2013 ermöglichen ausgereifte Schnittstellen umfängliche Interaktionen mit allen Inhalten.

Was hat dies mit Intranet-Design zu tun? Bei Apps ist in Bezug auf das visuelle Design der wichtigste Aspekt, dass diese nach den Vorgaben der Umgebung realisiert werden, in der sie laufen. Die Anwender erwarten von Apps nicht einen visuellen Bezug zum Unternehmen oder zu einem Produkt, sondern viel mehr die nahtlose Integration sowie übergreifend einheitliche Bedienelemente. Somit sind diese Anwendungsfälle nicht dem Lifecycle des Corporate Design unterworfen.

Blog_OfficeApp

Eine Möglichkeit sind Office Apps, mit denen übergreifende Funktionen und Inhalte direkt in die Microsoft Office Palette (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Project) integriert werden können. So können sie genau da genutzt werden, wo sie gebraucht werden. Sie dies eine Übersetzungs-App, eine Nachschlage-App für Begriffe oder Paragraphe oder die Suche und das Einfügen von Textbausteinen. Die direkte Interaktion zwischen App und Inhalt ermöglicht eine bestmögliche Produktivität.

Alternativen sind mobile Applikationen für das Windows Tablet, zum Beispiel mittels der Siena App, oder eine App für das Smartphone.

Fazit
Der visuelle Aspekt einer Lösung kann über deren Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Der richtige Mix ist der Weg zum Erfolg. Um ein sinnvolles Aufwand-Nutzen-Verhältnis zu erreichen und die Sicherheit, Stabilität und Wartbarkeit nicht zu gefährden, können folgende Grundregeln angewendet werden:

  • Konzentration auf die Einstiegsseite und die Kernanwendungsfälle
  • Bearbeitungsfunktionen möglichst im Produktdesign umsetzen
  • Office und Mobile Apps für spezialisierte Anwendungsfälle einsetzen

Michael Vonlanthen
Chief Solutions Architect



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