Elektronische Formulare und Workflows mit SharePoint 2013

SharePoint bietet mit der Standardfunktionalität umfangreiche Möglichkeiten für die Prozessunterstützung mittels elektronischen Formularen und Workflows. Die herausragenden Vorteile sind dabei, dass Formulare wie auch die Prozesse von technisch versierten Anwendern direkt in einem grafischen Designer erstellt und angepasst werden können. Dadurch ist es möglich, sich häufig verändernde Geschäftsprozesse mittels Workflows zu unterstützen, die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen und Medienbrüche zu vermeiden.

Elektronische Formulare

Ja nach Bedürfnis stehen in SharePoint 2013 drei Technologien zur Verfügung um elektronische Formulare abzubilden.

  • InfoPath 2013: Zwar wird mit InfoPath 2013 ein neuer Formulardesigner bereitgestellt, aber die Funktionen unterscheiden sich nicht wesentlich von der Vorgängerversion. InfoPath ist weiterhin eine sehr einfach zu verwendende Technologie um schnell und unkompliziert Formulare zu erstellen. Die einzige nenneswerte Neuerung ist, dass für die Integration von Formularcode nun Visual Studio 2012 als IDE integriert wurde – das erfreut zumindest die Entwickler unter uns. Aber bekannte Einschränkungen wie Mehrsprachigkeit, Validierungen bzw. Fehlermeldungen oder Support für anonyme Szenarien wurden leider nicht verbessert. So bleibt InfoPath weiterhin eine flexible und zugleich einfache Möglichkeit um interne Formulare bereitzustellen.
    Mehr dazu auf MSDN: http://msdn.microsoft.com/library/office/jj602751.aspx
  • Access Web Apps: Im Gegensatz zu InfoPath wurden die Access Applikationen bedeutend erweitert. Access bietet nicht nur die Möglichkeit einfach Formulare bereitzustellen, sondern auch kleine Applikationen direkt in Access umzusetzen und als Webapplikation zu publizieren. Diese Möglichkeit eignet sich ideal um kleine Anwendungsfälle oder Applikationen mit einer kurzen Lebensdauer auf sehr pragmatische Weise umzusetzen. Ein Revival von Access – für Access Entwickler der Vergangenheit? Ja, das kann durchaus Sinn machen – aber hat auch seine Tücken.
    Mehr dazu auf MSDN: http://msdn.microsoft.com/de-ch/library/fp179914.aspx
  • WebForms mit Apps: Apps sind das Buzzword im Zusammenhang mit SharePoint 2013. Microsoft hat die Mühe nicht gescheut und die Schnittstellen via REST massiv ausgebaut und für nahezu alle Anwendungszwecke vorgesehen. Dies bietet natürlich auch im Bereich der Formulare neue Potentiale. So können diese mit HTML entworfen und die Daten via den bereitgestellten WebServices gespeichert werden. Die Erstellung ist nicht so einfach wie mit InfoPath oder Access, sondern bedingt Kenntnisse in HTML und JavaScript. Jedoch ist dies die Möglichkeit für elektronische Formulare, die in Gestaltung und Funktionalität keine Wünsche offen lässt. Zudem können die Formulare auf einer beliebigen Plattform und mit einer beliebigen Technologie (z.B. PHP) bereitgestellt werden und müssen nicht zwingend direkt in SharePoint integriert werden. Nicht zuletzt lassen sich diese Formulare nicht nur in SharePoint, sondern als Office App sogar direkt in Microsoft Office 2013 Produkte integrieren.
    Mehr dazu auf MSDN: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/office/apps/fp179930(v=office.15)

Workflows

Meine Erwartungtungen an die Workflows wurden bereits an der ersten Session an der SharePoint Conference 2012 so übertroffen, dass ich mir gleich den „I LOVE WORKFLOWS“-Bagde geholt habe und mir den stolz auf meine Teilnehmerkarte klebte. Das Potential der deklarativen Workflows wurde in SharePoint 2013 bewusst und gekonnt weiterentwickelt. Es wird immer noch nicht eine vollwertige BPM-Suite gratis mitgeliefert (K2 oder Nintex haben durchaus ihren Reiz), aber die wesentlichen Defizite der Vorversion wurden behoben und Anforderungen wie die umfangreiche Interaktion mit SharePoint-Inhalten, Schlaufen oder Aktivitäten zum Starten neuer Workflows werden nun im Produktumfang unterstützt. Im weiteren wird mit dem Workflow Manager eine dedizierte Workflow-Engine bereitgestellt, welche auch im Bereich der Workflows Stabilität und Skalierbarkeit sicherstellt.

Für die Realisierung von Workflows sind weiterhin folgende drei Tools im Einsatz:

  • SharePoint Designer 2013: Bei der Erstellung von Workflows im SharePoint Designer gibt es keine wesentlichen Änderungen. Angepriesen wird der integrierte Workflow Designer (welcher die Installation von Visio Professional 2013 voraussetzt). Es ist nett, aber ein echter Mehrwert aus meiner Sicht nicht. Das Highlight sind aber die zusätzlichen Workflow-Aktionen, welche zur Verfügung gestellt werden. Stages ermögliche die lang ersehnten Schlaufen, in Prozessen können neue Subprozesse initiiert werden und die WebService-Aktion ermöglicht nahezu jede nur erdenkliche Interaktion mit SharePoint über die REST API. Ich freue mich schon auf die erste Herausforderung.
    Mehr dazu auf MSDN: http://msdn.microsoft.com/de-ch/library/jj163272.aspx
  • Visio Professional 2013: Auch bei Visio keine bedeutenden Änderungen. Theoretisch noch immer ein gutes Tool für die Interaktion zwischen Managment und Technik – im praktischen Einsatz habe ich es so noch nicht erlebt, da der SharePoint Designer von einem versierten Benutzer genau so einfach zu bedienen ist. Eine wesentliche Einschränkung in der 2010-er Version ist, dass die Visio-Darstellung bei jeder Aktualisierung des Workflows zurückgesetzt wird. Ich denke Anhaltspunkte gesehen zu haben dass dies nun nicht der Fall ist – leider bin ich selber noch nicht dazu gekommen dies zu verifizieren. Ein Update folgt.
    Mehr dazu auf MSDN: http://msdn.microsoft.com/de-ch/library/jj164055.aspx (Workflow Vorlagen in Visio 2013)
  • Visual Studio 2012: Visual Studio 2012 bietet grundsätzlich die volle Flexibilität bei der Erstellung von Workflows. Grundlegend wird aber zwischen deklarativen Workflows und programmierten Workflows bzw. Workflow-Aktivitäten unterschieden. Deklarative Workflows werden aus bestehenden, im Funktionsumfang von .NET und SharePoint enthalten Aktivitäten zusammengefügt. Diese Workflow-Definition kann ohne weitere Hindernisse für die Nutzung in SharePoint bereitgestellt werden. Die Entwicklung eigener Aktivitäten ist möglich, aber das Deployment sehr umständlich. Aktuell habe ich das persönliche Fazit gezogen, dass ich ab sofort wenn möglich darauf verzichte und allfällige Ergänzungen besser als WebService realisiere und mittels der Standard-Aktivität aufrufe. Ob das für alle Szenarien ausreicht wird die Praxis zeigen.

Das waren die Tools für die Realisierung der Workflows. Die neuen Funktionen sind aufgrund der neuen Architektur und Funktionen leider nur für „SharePoint 2013 Workflows“ verfügbar. Bestehende 2010-er Workflows werden weiterhin unterstützt, jedoch muss man dabei auf die neuen Funktionen verzichten.

Die neue Architektur besteht im Wesentlichen aus der Azure Workflow Service Application, welche SharePoint mit dem Azure Workflow Manager verbindet. Hier nicht von ‚Azure‘ verleiten lassen, der Workflow Manager lässt sich auch lokal installieren – aber inspiriert natürlich auch andere Szenarien welche sich in der Cloud abspielen können. Die Architektur ist auf MSDN sehr schön dargestellt und ich möchte diese hier nicht unnötig wiederholen. Die Installation und Konfiguration ist auf Technet enthalten.

Zum Thema Microsoft Project Server gehe ich im Zusammenhang mit Workflows nicht ein. Nur soviel dazu: es gibt neue Aktivitäten, welche auch die Interaktion mit Projekt Server ermöglichen. Jedoch liegt dieses Produkt ausserhalb meines Spektrums und ich kenne daher das Potential dieser neuen Funktionalitäten nicht.

Fazit

Ernüchterung bei InfoPath, aber neue Möglichkeiten eröffnen die flexible Umsetzung von elektronischen Formularen. Auf eine echte Lösung für Offline-Formulare müssen wir leider in der Microsoft Welt weiterhin verzichten. Im Bereich der Workflows sind die meisten Wünsche erfüllt worden und die bekannten Einschränkungen der deklarativen Workflows sind zu einem grossen Teil passé. Wie sich die neue Architektur in der Praxis bewährt wird sich zeigen.

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